发电子邮件需要遵循哪些礼节?

作者: 分类: Z城生活 发布于:2020-06-23 880次浏览 50条评论

发电子邮件需要遵循哪些礼节?

或「週末愉快」 之类的词句都是可以的。简而言之,需要在最后加一点表达友好的内容。另外,如果你写的是「再见」,最好再加点其他内容舒缓下语气。

个性化签名档

你之前给签名设定的连接还能打开吗?邮件地址和手机号码都附在签名上了吧?之所以要写邮件地址,是因为你的邮件需要被转发给其他人时,能在签名处找到你的邮件地址。此外,如果是回覆别人的邮件,是否要写邮件地址就可以视情况而定。另外,传真号码其实就没必要写上去了。

何时发送?

如果你在正常上班时间工作,就要计划好你发送邮件的时间,以便对方在工作时间收到。如果你是在晚上 9 点半发送的邮件,那往往意味着你生活不规律、是个工作狂或者工作状态一团糟。同样,当你的团队成员是在凌晨 5 点半收到你的邮件时,无形的压力或许会迫使他们同样早起工作。

何时回覆?

根据有关研究现实,如果是别人在你的网站上提问,最合适的回覆时间是在提问后的 5 分钟内。要做到这一点并非易事,但也不是不可能。不过,应当什幺时候回覆客户或自己团队成员的邮件呢?我对此的回答是,于收到邮件的当天,在正常的工作时间内回覆即可。这其实暗含了处理客户期望的道理:你不止为一位客户工作,因此不能停下手头上的工作回覆某一位客户的邮件。同理也适用于团队成员的邮件。只要你在当天的稍晚些时候,或是第二天早上回覆,那就够了。我想,每个人的日程表都不一样,但是下面给出的 Kevin 的日程表,还是挺有参考价值的。

外出邮件小技巧

我的熟人 Kevin,把自己处理邮件的时间写进了「目前不在办公室」讯息里。时间通常是在上午的 10 点到 11 点,以及下午的 4 点到 5 点,取决于登入邮箱的时间。和你一样,Kevin 也有好些个客户,而这样的一封自动回覆讯息就能让 Kevin 的客户大致了解何时会收到回信。使用这个功能,就是在告诉客户你今天都不在,但不能让他们觉得你是在忽视他们。曾经有人利用自动回覆讯息的功能告诉对方专案讯息、可用内容以及他们的网站——这就很好地利用了邮件的功能。

关于怎幺写商业型邮件,或许还有其他可讨论的内容,但我觉得上文已经涉及最重要的那些问题,有一些肯定是你之前没有真正考虑过的。现在轮到你了,需要做出点什幺改变吗?

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